Rechnungen, die sich selbst ausstellen und in KSeF landen
Seit dem 1. April 2026 gilt die E-Rechnung in KSeF — dem nationalen E-Rechnungssystem Polens — auch für Kleinst-, Klein- und Mittelbetriebe. Ich verbinde Shop, Website und Verkaufssystem so mit KSeF, dass der Beleg ohne Ihr Zutun entsteht und versendet wird.
Was Sie nach der Umstellung haben
- Eine Rechnung, die nach Zahlungseingang automatisch entsteht
- Übermittlung an KSeF und Belegnummer ohne Handarbeit
- Ein eingerichtetes Ausstellerzertifikat samt Fristen, die Sie kennen
- Ein PDF, das der Kunde wie bisher per E-Mail erhält
- Korrekturrechnungen und Retouren im selben Ablauf
- Eine Statusübersicht: was durchging, was wartet, was Aufmerksamkeit braucht
Ich bin kein Steuerbüro und berate nicht steuerlich — ich verantworte die technische Seite von Ausstellung und Versand. Steuerliche Entscheidungen bleiben bei Ihrer Buchhaltung.
Warum die Rechnungsstellung automatisieren?
Die Pflicht trifft Sie ohnehin. Die Frage ist, ob daraus eine weitere Abendaufgabe wird oder ein Prozess, an den Sie nie denken müssen.
Schluss mit Ausstellen von Hand
Bei einigen Dutzend Bestellungen im Monat kostet allein das Ausstellen mehrere Stunden. Die Automatik erledigt es im Moment der Zahlung, zu jeder Tageszeit.
Ruhe bei der Pflicht
Der Beleg geht im geforderten Format an KSeF und kommt mit einer Nummer zurück. Nichts zu merken, nichts zu überwachen, nichts zum Monatsende nachzuholen.
Die Buchhaltung bekommt alles
Die Belege sind vollständig und an einem Ort. Statt Scans zu verschicken, geben Sie Zugriff auf einen geordneten Ablauf.
Was die Umsetzung umfasst
Den Umfang richte ich danach aus, wie Sie heute verkaufen und wo Sie Ihre Bücher führen.
Ausstellung und Versand
Die Rechnung entsteht aus den Bestelldaten und geht automatisch an KSeF. Der Kunde erhält ein PDF, Sie sehen die Belegnummer im Panel.
Zertifikat und Berechtigungen
Ich richte Ausstellerzertifikat und KSeF-Berechtigungen ein, dokumentiere die Fristen und zeige Ihnen, wo Sie das prüfen.
Käuferdaten aus dem Register
Im Geschäftskundenverkauf werden die Daten anhand der Steuernummer geladen und der Umsatzsteuerstatus geprüft. Weniger Fehler auf dem Beleg.
Korrekturen und Retouren
Eine Rücksendung oder ein Fehler in der Bestellung endet mit einer Korrekturrechnung im selben Ablauf statt von Hand daneben.
Status und Warnungen
Sie sehen, welche Belege durchgingen und welche hängen. Scheitert eine Übermittlung, erfahren Sie es sofort und nicht eine Woche später.
Anbindung an die Buchhaltung
Belege landen dort, wo Sie Ihre Bücher führen — im Buchhaltungsprogramm, beim Steuerbüro oder in beidem.
Rechnungen von Hand vs Automatik
Derselbe Verkaufsmonat, zwei völlig verschiedene Abende.
Von Hand, nach Feierabend
Automatisch, im Hintergrund
So läuft die KSeF-Umstellung
Vier Schritte, während derer Ihr Verkauf normal weiterläuft.
Belegfluss prüfen
Ich sehe mir an, wie eine Rechnung heute entsteht, wo Sie Ihre Bücher führen und was Ihre Buchhaltung dazu sagt. Ein paar Fragen, keine Projektwoche.
Zertifikat und Zugänge
Wir klären die KSeF-Berechtigungen und richten das Ausstellerzertifikat ein, damit das System im Namen Ihrer Firma ausstellen darf.
Umsetzung und Tests
Ich binde Shop oder Verkaufssystem an, schicke Testbelege durch und prüfe die Fehlerwege: falsche Steuernummer, fehlende Daten, abgelehnte Übermittlung.
Start und Betreuung
Wir gehen produktiv, ich zeige Ihnen Panel und Status. Danach behalte ich Änderungen auf KSeF-Seite und die Zertifikatsfristen im Blick.
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Integrationen & Automatisierung
Rechnungen, Registerdaten, Versand und Lager in einem Ablauf, der ohne Sie läuft.
Multichannel-Verkauf
Marktplätze, Shop und weitere Plattformen in einem Panel, mit gemeinsamem Lager und Versand.
Onlineshops
Vollwertige E-Commerce-Lösungen mit intuitivem Management, Zahlungen und Verkaufsautomatisierung.
KSeF — häufige Fragen
Prüfen wir, ob Ihre Rechnungen KSeF-bereit sind
Ein kurzes Gespräch genügt, um zu klären, was fehlt und wie viel Arbeit vor Ihnen liegt. Ist alles bereit, sage ich Ihnen das offen.
Nach KSeF-Umsetzung fragen
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